Un mapa de procesos es un diagrama que proporciona una representación visual de un flujo de procesos, o bien una secuencia de actividades o pasos que ocurren en un proceso desde el principio hasta el fin. Hay varias tipologías de mapas de procesos que son complementarias entre si:

1. Mapa de procesos de alto nivel

2. Mapa de procesos detallado

3. Mapa de procesos en “Swimlane” (o carriles)

4. “Value Stream Map” o VSM

​

Un mapa de procesos de alto nivel muestra las principales actividades de un proceso en no más de diez pasos. Si alguno de estos pasos necesitara de mayor granularidad para entenderlo, el proceso se podría descomponer hasta el nivel de detalle necesario en función del propósito perseguido.

 

Un mapa de procesos detallado proporciona suficiente granularidad para entender lo que ocurre, mostrar donde, como y por quién se toman las decisiones, retrasos, cuellos de botella, etc.

 

Si el proceso involucra a múltiples grupos, entonces lo que aplica es un mapa de procesos en “Swimlane”; en este caso, se muestra un carril para cada unidad funcional o departamento involucrado en el proceso cross-funcional; esto permite visualizar como se despliega el trabajo así como la Unidad Organizativa que ejecuta cada etapa del proceso. Los traspasos entre unidades funcionales son los puntos más débiles del proceso donde se pueden generar mayores ineficiencias y errores. Es clave tratar de prevenir estas ineficiencias para evitarlas en origen.

​

Otra tipología de mapa de procesos que ha ganado mucha popularidad con el desarrollo de metodologías “Lean” es el “Value Stream Map (VSM)”. VSM es un diagrama que muestra los principales pasos implicados en la obtención de un producto desde un Proveedor a un Cliente. Muestra los flujos de materiales e información desde el pedido hasta la entrega. Se trata básicamente de un mapa de procesos de alto nivel con alguna información adicional tales como datos del Cliente, tratamiento de datos y flujos de información relacionados con el flujo de valor. De un vistazo podremos visualizar el proceso de extremo a extremo. El mapa muestra los flujos de información y materiales incluyendo los pasos del proceso, tiempos de proceso, tiempos de ciclo y número de servidores. Podemos ver los pedidos en cola y el trabajo en curso delante de cada paso del proceso. La línea de tiempo en la parte inferior del mapa muestra el tiempo de entrega así como los tiempos de proceso. El VSM muestra una instantánea de todo el flujo de valor y su rendimiento.

​

Los participantes en el proceso son personas que están involucradas en la ejecución del mismo y que tienen un impacto en el rendimiento del proceso.

 

Los participantes en el proceso pueden jugar diferentes papeles:

• Procesadores: Realizan un trabajo de transformación convirtiendo inputs en outputs en una o más actividades del proceso

• Proveedores (“Suppliers”): Proporcionan inputs al proceso o a alguna de las actividades del mismo. Los inputs pueden ser materiales, partes, documentos, datos o aquella información necesaria para que el trabajo se ejecute. Los proveedores pueden ser externos o internos al proceso.

• Clientes: Recepcionan los outputs que les proporcionan los Proveedores. Una misma persona puede actuar en ciertos momentos como Cliente o Proveedor dentro del mismo proceso.

​

En los proyectos de mejora de procesos solemos utilizar diagramas “S-I-P-O-C”, acrónimo de “Supplier, Input, Process, Output, Customers”. Son muy útiles para clarificar participantes en el proceso, papel que juegan y para determinar de forma precisa cuales son las fronteras entre procesos.

 

Los individuos que participan en el proceso deberán asumir determinadas responsabilidades en función del papel que jueguen:

• Como Proveedor el individuo es responsable de conocer lo que es importante y crítico para sus Clientes; también deben conocer las necesidades y expectativas en relación a los Outputs que generan.

• Como Procesador debe conocer como deben ejecutar aquellas tareas que tienen encomendadas en el proceso.

• Como Cliente debe comunicar a sus Proveedores cuales son sus necesidades y expectativas.

​

Cada participante en el proceso debe ejecutar de forma precisa el papel que tiene encomendado, para así lograr la excelencia en las operaciones.

 

Desde ALEA te ayudamos a realizar un diagnóstico de tus procesos, para a continuación diseñar un plan de acción que cuantifique las mejoras en productividades, eficiencia así como servicio al cliente. Nos comprometemos con la puesta en marcha del plan de acción